Einführung in die Finanzverwaltung

In diesem Text kann und soll nur ein Überblick über die wesentlichsten Aspekte der Buchführung für einen kleinen Verein (wie einen Debattierclub) gegeben werden. Der Vollständigkeit halber werden einige weitaus komplexere Punkte (wie der Zweckbetrieb und der wirtschaftliche Geschäftsbetrieb) erwähnt, auch wenn sie für die meisten Clubs auf Grund ihrer Größe nicht relevant sein sollten.

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Excel-Vorlage zur Kassenverwaltung eines Debattierclubs

 

Haushaltsplan

Um zu erkennen, welche Mittel ihr benötigt, könnt ihr Euch einen Finanz- oder Haushaltsplan erstellen. Er enthält die wahrscheinlichen Einnahmen und die laufenden und gewünschten Ausgaben eines Jahres. Dies hat auch folgende Vorteile:

• Wenn der Vorstand der Mitgliederversammlung einen Haushaltsplan vorlegt, kann er in diesem Rahmen frei wirtschaften. Nur wenn sich die Einnahmen und Ausgaben wesentlich verändern, sollte er die Mitglieder informieren.
• Die Kassenprüfer/-innen haben damit auch ein Mittel, um die Vorstandsarbeit zu kontrollieren, ohne jeden Einzelbeleg auf Richtigkeit prüfen zu müssen.

Wie detailliert ihr die Einnahmen und Ausgaben aufschreibt, bleibt euch überlassen; schließlich ist die Planung eine Information für die Mitglieder und nicht für das Finanzamt. Es ist jedoch hilfreich, anfangs sehr genau die einzelnen Einnahmen und Ausgaben zu schätzen, damit ihr möglichst genaue und sichere Beträge ermittelt. Im Haushaltsplan könnt ihr die Einzelwerte dann zusammenziehen und nur noch wenige Titel angeben. Wenn ihr z.B. ein Turnier plant, solltet ihr die Kosten für Verpflegung, Druckkosten, Reisekosten, für die Chefjury usw. einzeln möglichst genau schätzen. Anstatt sie dann im Haushaltsplan einzeln aufzuführen, nennt ihr nur einen Posten „Turnier“ mit der geschätzten Gesamtausgabensumme.

Buchführung

Die Buchführung für den Verein ist an sich keine besonders schwierige Sache. Zuständig dafür ist wiederum der Vorstand oder die kassenführende Person . Drei unterschiedliche Gruppen haben ein Interesse, etwas über die Geschäfte eines Vereins zu erfahren:

• Die Mitglieder wollen prüfen können, ob der Vorstand Vermögen und Einnahmen des Vereins im Sinne der Beschlüsse sparsam und sinnvoll verwendet. Das bedeutet eine Rechenschaftspflicht gegenüber den Mitgliedern.
• Das Finanzamt will prüfen, ob der Verein steuerpflichtige Einnahmen hat,und wird insbesondere bei gemeinnützigen Vereinen auf die satzungsmäßige Verwendung der Mittel achten. Der Verein muss alle drei Jahre eine Steuererklärung vorlegen, die jedoch nicht allzu aufwändig ist.
• Die Öffentlichkeit will wissen, ob Zuwendungen und Spenden ihren Zweck tatsächlich erreichen. Dazu dienen Verwendungsnachweise für den Zuschussgeber und Presseberichte über die Tätigkeit des Vereins. Die Information der Öffentlichkeit ist freiwillig.

Aus der Buchführung muss zu erkennen sein, woher die Einnahmen kommen und wohin die Ausgaben gehen. Jede einzelne Einnahme und Ausgabe wird als Geschäftsvorfall bezeichnet und muss für sich in der richtigen zeitlichen Reihenfolge aufgeschrieben werden. Alle Geschäftsvorfälle müssen lückenlos vom Beleg bis zum Jahresabschluss in der Buchführung nachvollziehbar sein.

Wichtige Buchführungsregeln:

• Keine Buchung ohne Beleg! Alle Zahlungen müssen durch einen Beleg bewiesen sein. Die Belege müssen folgenden Inhalt haben: Zahlungsgrund, Leistender mit Anschrift, Zahlungsempfänger mit Anschrift und Unterschrift, Betrag, Datum, im wirtschaftlichen Bereich Mehrwertsteuersatz (MwSt.) und MwSt.-Betrag.
• Alle Beträge sind brutto einzutragen. Einnahmen und Ausgaben sollen nicht gegeneinander aufgerechnet werden.
• Die Eintragungen müssen richtig, vollständig, zeitgerecht und geordnet vorgenommen werden. Das heißt: nichts hinzufügen oder weglassen; möglichst unverzüglich und immer in der gleichen Ordnung aufzeichnen. Diese Ordnung kann z.B. im einem Ordner bestehen, in dem die Belege nach Datum oder nach Belegart abgeheftet werden. Eine entsprechende Nummerierung der Belege bietet sich an. Das Kassenbuch soll täglich geführt werden.
• Eine Eintragung in eurer Buchführung darf nicht unleserlich gemacht werden. Tipp-Ex, Herausreißen oder Überkleben sind verboten. Verwendet Schreibgeräte, die nicht löschbar sind, also keinen Bleistift.
• Die Kasse und das Kassenbuch unterliegen der Kassensturzfähigkeit, d.h. der rechnerische Bestand im Kassenbuch muss jederzeit mit dem tatsächlichen Geldbestand in der Geldkassette übereinstimmen. Und selbstverständlich kann der Geldbestand der Kasse nicht unter 0 Euro absinken.
• Auf jeden Beleg gehört ein Vermerk, wie er verbucht wurde.

Wie funktioniert die Buchführung?

Grundsätzlich sind vier voneinander abgegrenzte Sachfelder zu unterscheiden, in denen Zahlungsströme auftreten können. Dies sind der ideelle Bereich, die Vermögensverwaltung, der Zweckbetrieb und der wirtschaftliche Geschäftsbetrieb des Vereins.

Im Sinne der Übersichtlichkeit und der Nachvollziehbarkeit der Vorgänge (sowohl bei der Prüfung durch die Mitgliederversammlung bzw. das Finanzamt als auch bei der Übergabe der Vereinsunterlagen von einem Schatzmeister/einer Schatzmeisterin an die nachfolgende Person) empfiehlt sich, chronologisch zu buchen. Verwendet man darüber hinaus eine geeignete Darstellungsform, so sollte man gleichzeitig die Einordnung jeder Buchung in die vier oben vorgestellten Kategorien vornehmen. Am einfachsten lässt sich diese Form der doppelten Buchführung durch Verwendung des sogenannten amerikanischen Journals umsetzen. (Hier Bild davon)

Das Journal ist in drei Bereiche aufgeteilt, in denen Folgendes erfasst wird:

1. Die genaue Bestimmung der zu buchenden Geschäftsvorfälle (Datum, Buchungstext und Belegnummer),
2. die Veränderung der Geldbestände in der Kasse oder auf dem Vereinskonto,
3. die sachliche Einordnung in die vier steuerlichen Tätigkeitsbereiche.

Der Buchungsablauf im Journal gestaltet sich wie folgt:

1. Zunächst werden die Endbestände der Kasse und des Bankkontos aus dem Vorjahr als Anfangsbestände für das neue Geschäftsjahr eingetragen.
2. Dann sind die Geschäftsvorfälle in der zeitlichen Reihenfolge anhand der Belege in den drei Bereichen des Journals zu buchen.
3. Zum Abschluss des Geschäftsjahres (bzw. am Ende jeder Journalseite) ist eine Probe durchzuführen. Der Gesamtüberschuss des Vereins (Kassenbestand + Bankbestand abzüglich Anfangsbestände) muss mit der Summe der jeweiligen Salden (Summe aller Einnahmen abzüglich Summe aller Ausgaben) der vier Tätigkeitsbereiche übereinstimmen.

Ideeller Bereich

Bei den gegenwärtig im VDCH vertretenen Vereinen dürfte die Mehrheit der Zahlungsströme im ideellen Bereich auftreten, also bei der Verfolgung des satzungsmäßigen Vereinszwecks. Der ideelle Bereich umfasst alle Aktivitäten des normalen Vereinsbetriebs. In diesem Rahmen werden zum Beispiel Einnahmen aus Spenden sowie Mitgliedsbeiträgen und Zuschüssen von Kommunen und Ländern erzielt. Auch die Ausrichtung eines Debattierturniers sollte im Regelfall zum ideellen Bereich zählen.

Vermögensverwaltung

Zu den Einnahmen aus Vermögensverwaltung zählen: Kapitalerträge aus Spareinlagen, Wertpapieren sowie Beteiligungen, aber auch Einnahmen aus Vermietung und Verpachtung. Hat der Verein nicht bereits ein beträchtliches Vermögen erworben, so dürften in diesem Bereich allenfalls die Zinsen des Vereinskontos anfallen und auf der Ausgabenseite die Kontoführungsgebühren.

Wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb

Der Gesetzgeber gestattet den Vereinen, sich auch außerhalb des steuerbegünstigten Zwecks (ideeller Bereich) zu betätigen. Damit soll den Vereinen die Möglichkeit gegeben werden, durch eine wirtschaftliche Betätigung Mittel zur Erfüllung ihrer satzungsmäßigen Zwecke zu beschaffen. Dieser wirtschaftliche Geschäftsbetrieb darf nicht Satzungszweck sein. Ein wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb eines Debattierclubs könnte etwa entstehen, wenn der Verein im eigenen Namen und in großem Umfang Rhetorikkurse gegen Teilnahmegebühr durchführt und damit in Konkurrenz zu kommerziellen Anbietern tritt. Aktuell stellt sich diese Problematik wohl aber nicht.

Zweckbetrieb

Unter bestimmten Voraussetzungen wird ein wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb als Zweckbetrieb angesehen. Das ist dann der Fall, wenn

• die wirtschaftliche Betätigung in ihrer Gesamtrichtung dazu dient, die steuerbegünstigten satzungsmäßigen Zwecke des Vereins zu verwirklichen,
• die zu verwirklichenden Zwecke des Vereins nur dadurch erreicht werden können und
• der Zweckbetrieb nicht zu den nicht begünstigten Betrieben derselben oder ähnlicher Art in größerem Umfang in Wettbewerb tritt.

Dies ist z.B. gegeben bei Kinder-, Jugend- und Erziehungsheimen, Behindertenwerkstätten, kulturellen und sportlichen Veranstaltungen, Alten- und Pflegeheimen oder berufsausbildenden Vereinen. Es ist nicht auszuschließen, dass die Ausrichtung eines größeren Debattierturniers von einigen Finanzämtern als Zweckbetrieb behandelt werden könnte.

Jahresabschluss

Aufgrund § 4 Abs.3 Einkommensteuergesetz (EStG) muss der Verein den Überschuss seiner Einnahmen über die Ausgaben ermitteln. Wenn ihr mehr einnehmt, als Ausgaben anfallen, habt ihr einen Überschuss, also Gewinn gemacht. Das dürft ihr, ohne eure Gemeinnützigkeit zu verlieren, bis zu einem Betrag von 30.000,- € im Jahr. Ihr müsst nur sicherstellen, dass die überschüssigen Mittel dem Vereinszweck möglichst bald wieder zugutekommen.

Wie müsst ihr euer Jahresergebnis ermitteln?

Vereine sind genauso wie Privatpersonen steuerpflichtig. Die Steuerpflicht ist im Körperschaftsteuergesetz (KörStG) geregelt. Ein Verein kann danach Steuerbefreiung erlangen, wenn er vom Finanzamt als gemeinnützig anerkannt wurde. Aber auch dann gilt die Steuerbefreiung nur, wenn der Verein nachweisen kann, dass seine finanziellen Geschäfte seinem gemeinnützigen Zweck, wie er in der Satzung festgehalten ist, dienen. Geschäftliche Zwecke sind steuerpflichtig. Deshalb ist es notwendig, die Buchführung eines Vereins in vier Bereiche aufzuteilen: ideeller Bereich, Vermögensverwaltung, Zweckbetrieb, wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb.

Nachdem alle Geschäftsvorfälle des Geschäftsjahres gebucht sind, ist der Jahresabschluss zu erstellen. Er bildet den Schlusspunkt des Geschäftsjahres und beinhaltet zugleich die Anfangsbestände für das neue Geschäftsjahr. Es ist möglich, den Jahresabschluss in zwei verschiedenen Darstellungsformen aufzustellen, eine für die Mitgliederversammlung und eine für das Finanzamt.

Der Jahresabschluss für die Mitgliederversammlung dient hauptsächlich der Rechenschaftslegung über die Vermögens- und Ertragslage des Vereins und über die ordnungsgemäße Geschäftsführung des Vorstandes. Er beinhaltet eine zusammengefasste Aufstellung aller Einnahmen und Ausgaben und wird häufig durch die Nennung der Bank- und Kassenbestände ergänzt:

Beispiel zur Gliederung des Jahresabschlusses für die Mitgliederversammlung

Der Jahresabschluss für das Finanzamt ist nach steuerlichen Gesichtspunkten aufgebaut, denn er bildet die Grundlage für die Besteuerung des Vereins und dient dem Nachweis, dass die Voraussetzungen der Gemeinnützigkeit eingehalten wurden. Es genügt dabei, aus der im amerikanischen Journal geführten Buchführung das Jahresergebnis – getrennt nach den vier steuerlichen Tätigkeitsbereichen – in Form einer Einnahmen-Ausgaben-Gegenüberstellung zu ermitteln:

Schema zur Gliederung des Jahresabschlusses für das Finanzamt

Geschäftsbericht

Der Geschäfts- oder Tätigkeitsbericht ist eine Ergänzung zum Jahresabschluss, den Mitglieder, Finanzamt und Öffentlichkeit erhalten können. Er ist ein willkommener Anlass zur Berichterstattung in der Presse.

Das Finanzamt wird im Rahmen der alle drei Jahre fälligen Steuererklärung von euch diese Tätigkeitsberichte anfordern, um seinen Prüfungspflichten nachzukommen. Wenn ihr also keinen Geschäftsbericht erstellt, kann es euch passieren, dass ihr diesen nachträglich noch erstellen müsst – eine sehr mühsame Arbeit!

Was gehört in einen Tätigkeitsbericht?

Kurzvorstellung

• Vereinsname, Gründungsjahr, Bedeutung des Vereins, besondere Daten (z.B. 20-Jahr-Feier)
• zuständiges Finanzamt, Steuernummer
• Gemeinnützigkeit, letzter Freistellungsbescheid
• Zahl der Mitglieder, Fördermitglieder, besondere Mitglieder
• Statistik der Mitglieder
• Höhe der Mitgliedsbeiträge
• Vereinsorgane: Vorstand, Beirat
• Verbandsmitgliedschaften
• Geschäftsstelle: Adresse, personelle Situation, ehrenamtliche Helfer und Übungsleiter
• finanzielle Situation

Aktivitäten

• Teilnahme an Verbandstagungen
• Abteilungen und Sparten (Ansprechpartner)
• Darstellung des Angebots
• besondere Projekte
• Zahl der Teilnehmer etc.
• Zukunftspläne

Kassenprüfung

Kassenprüfer/-innen sind nicht gesetzlich vorgeschrieben. Im Sinne des vier-bis-sechs-Augen-Prinzips sollten aber Verantwortung, Ausführung und Kontrolle voneinander getrennt sein. Wenn verschiedene Personen mit Beschluss, Durchführung und Kontrolle betraut sind, wird die Möglichkeit für Fehlhandlungen vermindert und Veruntreuung erschwert.

Praxistipp: Leitfaden für Kassenprüfer/-innen

• Wurden die Beschlüsse der Mitgliederversammlung und des Vorstandes umgesetzt?
• Sind die damit verbundenen finanziellen Verpflichtungen eingehalten worden?
• Ist bei zustimmungspflichtigen Handlungen die Zustimmung eingeholt worden?
• Gibt es Nebenkassen, die in der Buchhaltung nicht enthalten sind?

Stichproben:

• Sind alle Einnahmen/Ausgaben belegt?
• Stimmen Buch- und Ist-(Geld-)Bestand überein?
• Wurden Zuwendungen und Spenden zweckgebunden verwendet?
• Sind Zahlungen an Mitglieder zu Recht erfolgt? (Verträge oder Beschlüsse müssen vorliegen)
• Gibt es Kopien der Spendenquittungen aus denen hervorgeht, dass der bescheinigte und der gebuchte Betrag übereinstimmen?
• Wurden Sachspenden besonders gekennzeichnet?
• Wurden bei Anschaffungen günstige Angebote ausgewählt?
• Sind unnötige Ausgaben (z.B. Säumnisgebühren etc.) angefallen?

Spenden

Sofern euer Verein vom örtlichen Finanzamt die „besondere Förderungswürdigkeit“ (als gemeinnützig anerkannt) zuerkannt bekommen hat, seid Ihr berechtigt, eine Spendenquittung auszustellen. Spenden sind Ausgaben, die freiwillig und unentgeltlich geleistet werden.

Freiwilligkeit liegt dann vor, wenn eine Leistung ohne rechtliche Verpflichtung erbracht wird. Unentgeltlich ist eine Leistung, wenn ihr keine Gegenleistung des Spendenempfängers/der Spendenempfängerin gegenübersteht oder wenn zwischen Leistung und Gegenleistung kein unmittelbarer Zusammenhang besteht. Eine spendende Person kann ihre Gabe steuerlich nur dann absetzen, wenn sie vom Spendenempfänger – in unserem Falle von dem dazu berechtigten Verein – eine Spendenbescheinigung ausgestellt bekommt.

(Artikel verlinken)

• Muster für eine (Geld-)Spendenquittung
• Informationen zu Aufwandsspenden (Zeitspenden)
• Informationen zu Sachspenden

Steuererklärung

Siehe auch Hauptartikel „Steuern & Gemeinnützigkeit“

Die Finanzämter sind gehalten, in gewissen Zeitabständen zu prüfen, ob die Voraussetzungen der Gemeinnützigkeit satzungsgemäß und tatsächlich weiterhin erfüllt sind. Zu diesem Zweck werden den Vereinen, soweit sie nicht bereits mit einem steuerpflichtigen wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb der laufenden Besteuerung unterliegen, etwa alle drei Jahre Steuererklärungsformulare zugesandt. Bei Vereinen, die zunächst nur eine vorläufige Bescheinigung erhalten haben, wird die tatsächliche Geschäftsführung rechtzeitig vor Ablauf der Gültigkeitsdauer der Bescheinigung überprüft.

Vorzulegen sind die Unterlagen einschließlich sämtlicher Belege für die vergangenen drei Jahre. Es ist daher wichtig, die Finanzunterlagen des Vereins gerade auch bei Vorstandswechseln vollständig weiterzugeben und immer dafür Sorge zu tragen, dass die Buchführung nachvollziehbar und komplett erfolgt.

Grundsätzlich steuerfrei ist die Betätigung im Rahmen des ideellen Bereichs. Ein Zweckbetrieb wird dem steuerbegünstigten Bereich zugerechnet, das heißt, er ist von der Körperschafts- und Gewerbesteuer befreit; bei der Umsatzsteuer gilt der ermäßigte Steuersatz, es sei denn, die Umsätze sind nach dem Umsatzsteuergesetz steuerfrei (sog. Kleinunternehmerregelung: Unterschreitung einer Grenze von ca. 17.500 Euro).

Soweit ein Verein einen wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb unterhält, entfällt die Steuerbefreiung in diesem Bereich (partielle Steuerpflicht). Im Übrigen bleibt die Steuerfreiheit unberührt. Übersteigen die Einnahmen einschließlich der Umsatzsteuer des wirtschaftlichen Geschäftsbetriebs nicht 35.000 Euro im Jahr, so unterliegt der wirtschaftliche Geschäftsbetrieb nicht der Körperschaftssteuer und der Gewerbesteuer.

Von den steuerpflichtigen Einnahmen aus einem wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb sind die steuerfreien Einnahmen aus Vermögensverwaltung abzugrenzen. All diese Einnahmen unterliegen bei einem gemeinnützigen Verein keiner Besteuerung, wenn die Kleinunternehmergrenze unterschritten wird. Sonst wird Umsatzsteuer fällig.

Es ist davon auszugehen, dass zum gegenwärtigen Zeitpunkt und bis auf weiteres kein deutscher Debattierclub steuerpflichtig ist. Grundsätzlich gilt: Vereine, deren tatsächliche Geschäftsführung sich mit den erklärten gemeinnützigen Zielen deckt und die durch ordnungsgemäße Aufzeichnungen ihrer Einnahmen und Ausgaben den entsprechenden Nachweis leicht und einwandfrei führen können, können einer solchen gelegentlichen Überprüfung ihrer Gemeinnützigkeit mit Gelassenheit entgegensehen.

Grundsatz der zeitnahen Mittelverwendung

Es ist ein tragender Grundsatz des steuerlichen Gemeinnützigkeitsrechts, dass die von einer steuerbegünstigten Körperschaft vereinnahmten Mittel (insbesondere Mitgliedsbeiträge, Spenden, Vermögenserträge, Gewinne aus Zweckbetrieben oder steuerpflichtigen wirtschaftlichen Geschäftsbetrieben) laufend (das heißt zeitnah) für die satzungsmäßigen Zwecke verwendet werden. Sie sollen nicht auf die „hohe Kante“ gelegt werden und nur mit ihren Erträgen dem steuerbegünstigten Zweck dienen.

Die Mittelverwendung ist im Allgemeinen noch als zeitnah anzusehen, wenn die in einem Geschäftsjahr vereinnahmten Mittel im Laufe des folgenden Jahres für die steuerbegünstigten satzungsmäßigen Zwecke verwendet werden.

Als zeitnahe Mittelverwendung gilt auch die Anschaffung oder Herstellung von Wirtschaftsgütern, die der Verwirklichung der gemeinnützigen Satzungszwecke dienen. Werden die Wirtschaftsgüter später veräußert, unterliegt der erzielte Erlös allerdings wiederum der zeitnahen Verwendungspflicht.

Unter bestimmten Voraussetzungen dürfen Spenden ausnahmsweise zur Bildung von Vereinsvermögen eingesetzt werden. Eine Zuführung von Mitteln zum Vermögen der steuerbegünstigten Körperschaft ist eigentlich grundsätzlich ausgeschlossen. In bestimmten Fällen kann ein Verein jedoch die von ihm vereinnahmten Zuwendungen (Spenden) ohne Gefährdung seiner Gemeinnützigkeit dem Vermögen zuführen.

Dies gilt insbesondere für:

• Einzelzuwendungen, bei denen die zuwendende Person ausdrücklich erklärt, dass sie zur Erhöhung des Vermögens bestimmt ist;
• Zuwendungen aufgrund eines Spendenaufrufs auch ohne ausdrückliche Erklärung der zuwendenden Person, wenn aus dem Spendenaufruf ersichtlich ist, dass Beträge zur Aufstockung des Vermögens der steuerbegünstigten Körperschaft erbeten werden;
• Zuwendungen von Todes wegen; sie sind grundsätzlich als Zuwendungen zum Vermögen der steuerbegünstigten Körperschaft anzusehen, wenn die erblassende Person nicht ausdrücklich etwas anderes bestimmt;
• Sachzuwendungen, die ihrer Natur nach zum Vermögen gehören (Beispiel: auf einen gemeinnützigen Verein geht im Wege der Schenkung ein Mietwohngrundstück über).

Mittel, die danach nicht der zeitnahen Verwendungspflicht unterliegen, gehören zum so genannten zulässigen Vermögen des Vereins. Wie alle Vermögenserträge sind allerdings auch die Erträge aus diesem Vermögen grundsätzlich zeitnah zu verwenden.