VDCH

1. VEREIN & VORSTAND

INHALT

1.1 Vereinsgründung

1.1.1 Vorüberlegungen und Voraussetzungen

Lohnt sich der Vereinsstatus für euch?

Die Frage, ob ein eingetragener Verein für euch sinnvoll ist, lässt sich nicht pauschal beantworten. Der Vereinsstatus bringt erst einmal viele Vorteile mit sich:

  • Ein Verein gibt euch Rechtssicherheit, da die Verantwortlichen nicht mehr in jedem Fall privat haften.
  • Ein Verein kann ein eigenes Konto führen, womit ihr besser und rechtssicher eure Finanzen organisieren könnt.
  • Ein Verein kann die Gemeinnützigkeit beantragen und daraufhin Spendenbescheinigungen ausstellen.
  • Ein Verein wirkt seriöser für Partnerschaften mit Förderern, Sponsoren und anderen Initiativen als eine Hochschulgruppe.
  • Ein Verein kann über Mitgliedsbeiträge eine dauerhafte Grundfinanzierung für laufende Kosten wie eine eigene Domain, Flyer, Fahrtkosten zu VDCH-Veranstaltungen etc. sichern.

Je nach Situation können aber auch Umstände gegen eine Vereinsgründung sprechen. Ob und wie sehr die nachfolgend gelisteten Nachteile zutreffen, müsst ihr individuell prüfen:

  • Eure Hochschule unterstützt ausschließlich Hochschulgruppen und entzieht euch Räume oder Gelder, wenn ihr ein Verein werdet oder nichtstudentische Mitglieder zulasst.
  • Euer Debattierclub besteht nur aus sehr wenigen Personen und der Aufwand einer jährlichen Mitgliederversammlung bzw. der Eintragung ist die Mühe nicht wert.

Hürden wie die Fixierung der Universität auf rein studentische Gruppen lassen sich bisweilen ausräumen, indem man mit den Verantwortlichen der Hochschule (Rektorat, Ansprechpartner für Studierende, Studierendenvertretung) spricht und die Situation erklärt. Auch Kompromisse wie eine Satzung, die nur Studierenden der Universität die ordentliche Mitgliedschaft ermöglicht, können einen Ausweg bieten, gleichzeitig Vereinsstatus zu erlangen und die Unterstützung der Hochschule zu behalten.

1.1.2 Rechtliche Schritte zur Vereinsgründung

Satzung schreiben

Euer Verein benötigt eine Satzung. Optimalerweise ist diese so geschrieben, dass sie den Ansprüchen eures Cluballtags gerecht wird und dem Verein die Gemeinnützigkeit ermöglicht. Ein guter Ausgangspunkt ist die nachfolgend zum Download zur Verfügung stehende Mustersatzung. Diese wurde vom VDCH speziell für die Gründung eines üblichen, gemeinnützigen Debattierclubs zusammengestellt. (Muster: Satzung)

Gemeinnützigkeit prüfen

Lasst eure geplante Satzung vom Finanzamt auf die Gemeinnützigkeit hin prüfen. Dieses Angebot ist vonseiten der Finanzämter kostenlos und erspart euch im Zweifelsfall viel Arbeit.

Gründungsversammlung

Haltet die Gründungsversammlung eures neuen Vereins ab. Dazu müssen mindestens sieben Leute anwesend sein. Eine Person muss zu Beginn der Versammlung zum Protokollführer und eine weitere zum Versammlungsleiter gewählt werden. Stimmt über die Annahme eurer Satzung ab. Nach Annahme der Satzung wählt ihr gemäß Satzung einen Vorstand. Fasst dann als Mitgliederversammlung einen Beschluss zur Anstrebung der Eintragung ins Vereinsregister. Alle (mindestens sieben) Anwesenden unterschreiben zum Abschluss das Protokoll. (Muster: Gründungsprotokoll)

Vereinseintragung

Der gewählte Vorstand geht mit Satzung und Protokoll der Gründungsversammlung sowie der Erstanmeldung zum Register zum Notariat. Das Notariat muss dann die Unterschriften unter der Anmeldung, welche vom gewählten Vorstand entsprechend der Vertretungsregelung in der Satzung geleistet werden, beglaubigen. Das Notariat schickt die Dokumente dann zur Eintragung an das zuständige Amtsgericht, das euch ins Vereinsregister aufnimmt und euch eure Registernummer zuweist. Dies kann mehrere Wochen dauern. Gebühren, z.B. für das Notariat, können bei Vorlage von Belegen möglicherweise über die Deutsche Debattiergesellschaft e.V. (DDG) übernommen werden. Erkundigt euch hierzu im Vorfeld der Eintragung beim DDG-Vorstand. (Muster: Erstanmeldung)

Gemeinnützigkeit beantragen

Sobald ihr eingetragen wurdet, solltet ihr beim zuständigen Finanzamt die Gemeinnützigkeit beantragen. Die Gemeinnützigkeit wird zunächst für 18 Monate bescheinigt. Anschließend wird über eure Finanz- und Tätigkeitsberichte überprüft, ob der Verein tatsächlich gemeinnützig agiert.

Konto eröffnen, Beiträge einziehen

Nach der Eintragung des Vereins müsst ihr bei einer Bank ein Konto eröffnen. Erkundigt euch vorher sorgfältig, um sicherzugehen, dass euer Schatzmeister für das Vereinskonto Online-Banking nutzen kann – nichts ist ärgerlicher, als für jede noch so kleine Transaktion einen Papier-Überweisungsauftrag einwerfen zu müssen, weil die Bank nur von mehreren Vorstandsmitgliedern unterschriebene Anweisungen annimmt. Dies lässt sich vermeiden, wenn bereits entsprechende Regelungen in der Satzung vorgenommen wurden.

1.1.3 Fortentwicklung des Vereins

Mitglieder werben

Euer Verein benötigt natürlich auch Mitglieder. Erstellt deshalb gemäß der Satzung einen Mitgliedschaftsantrag und lasst diesen von den Gründungsmitgliedern und neuen Mitgliedern unterschreiben. Die Anträge werden vom Vorstand angenommen und bei den Vereinsunterlagen aufbewahrt. Im Fall eines Mitgliedsbeitrags wird dringend empfohlen, diesen ausschließlich per SEPA-Lastschriftmandat anzunehmen. Dadurch kann euer Schatzmeister im Online-Banking per einfachem Klick regelmäßig von allen Mitgliedern den fälligen Beitrag einziehen. Die Alternativen sind erfahrungsgemäß allesamt mit enormem Aufwand für den Schatzmeister und regelmäßigem Ärger mit säumigen Zahlern verbunden. Auf dem Mitgliedschaftsantrag muss durch den Antragsteller einmal für die Beitrittsabsicht und gegebenenfalls noch einmal zusätzlich für das Einverständnis zum Lastschriftmandat unterschrieben werden – eine Unterschrift für beide genügt nicht. (Muster: Antrag auf Mitgliedschaft)

Mitgliedschaft im VDCH

Sobald ihr euren Verein erfolgreich etabliert habt, solltet ihr eure Mitgliedschaft im VDCH prüfen. Falls ihr noch nicht Mitglied seid, wäre nun ein guter Zeitpunkt, die Mitgliedschaft zu beantragen. Wenn ihr zuvor bereits als Hochschulgruppe über eine Privatperson Mitglied im VDCH wart, solltet ihr die Mitgliedschaft auf euren Verein umschreiben lassen, damit stets euer jeweils aktueller Vorstand auf der Mitgliederversammlung vertretungsberechtigt ist. Zur Aufnahme oder Umschreibung füllt bitte den entsprechenden Antrag in vertretungsberechtigter Anzahl unterschrieben aus und sendet ihn postalisch an den VDCH-Vorstand:

Verband der Debattierclubs an Hochschulen e.V.

Ritterstraße 2a 10969 Berlin

Schickt außerdem einen Scan eures aktuellen Registerauszugs sowie ein Exemplar eurer aktuellen Satzung per E-Mail an vorstand[at]vdch[dot]de . Bei Fragen könnt ihr euch ebenfalls jederzeit an den VDCH-Vorstand wenden. (Antrag auf Mitgliedschaft im VDCH; Antrag auf Umschreibung einer bestehenden Mitgliedschaft im VDCH)

1.2 Vereinsverwaltung

1.2.1 Organisation und Satzung

Pflege der Satzung

Mitglieder

Gremien

1.2.2 Dokumentation

1.2.3 Mitgliedschaften & Netzwerk

1.2.4 Ausblick auf andere Bereiche

1.3 Vorstandsteam und -arbeit

1.3.1 Zusammenstellung des Vorstands

1.3.2 Interner Austausch

1.3.3 Austausch mit dem Verein

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