1. VEREIN & VORSTAND

1.1 Vereinsgründung und -entwicklung

1.1.1 Vereinslose Phase

Entscheidung über die Gruppengründung

Der Beginn dieses Leitfadens geht von der Prämisse aus, dass ihr ganz am Anfang steht: Sprich, dass ihr mit dem Gedanken spielt, eine neue Debattiergruppe (mit oder ohne Vereinsstatus) ins Leben zu rufen.
In diesem Fall werdet ihr euch vielleicht fragen, welche Erfolgsvoraussetzungen es gibt, sprich wie viele Personen ihr sein müsst und welche Fähigkeiten notwendig sind.

Personenanzahl: Der VDCH hat in seiner Geschichte viele Gründungen von Debattiervereinen begleitet – mache erfolgreich, manche nicht. Es kann aber durchaus eine maßgeblich engagierte Person mit Motivation und Zeitressourcen, aber nicht zwingend mit großen Debattier-Vorkenntnissen ausreichen. Selbst große Debattiervereine funktionieren bisweilen mit nur drei Vorstandsmitgliedern; manchmal bleibt die Hauptarbeit sogar bei einer Person hängen. Natürlich braucht es für Debatten mehr als eine Person und für eine Eintragung als Verein sogar sieben Gründungsmitglieder (siehe unten). Aber die dafür notwendigen Menschen können über die Zeit kontinuierlich hinzukommen.
Fähigkeiten: Gleiches gilt für die Aneignung der notwendigen Fähigkeiten. Zudem soll dieser Leitfaden helfen, die Gründung und die Vorstandsarbeit gut zu überstehen.

Entscheidung über die Vereinsgründung

Die Frage, ob ihr weiter als formlose Gruppe agieren möchtet, oder ein eingetragener Verein für euch sinnvoll ist, lässt sich nicht pauschal beantworten. Der Vereinsstatus bringt erst einmal viele Vorteile mit sich:

Ein Verein gibt euch Rechtssicherheit, da die Verantwortlichen nicht mehr in jedem Fall privat haften.
Ein Verein kann ein eigenes Konto führen, womit ihr besser und rechtssicher eure Finanzen organisieren könnt.
Ein Verein kann die Gemeinnützigkeit beantragen und daraufhin Spendenbescheinigungen ausstellen.
Ein Verein wirkt seriöser für Partnerschaften mit Förderern, Sponsoren und anderen Initiativen als eine Hochschulgruppe.
Ein Verein kann über Mitgliedsbeiträge eine dauerhafte Grundfinanzierung für laufende Kosten wie eine eigene Domain, Flyer, Fahrtkosten zu VDCH-Veranstaltungen etc. sichern.

Je nach Situation können aber auch Umstände gegen eine Vereinsgründung sprechen. Ob und wie sehr die nachfolgend gelisteten Nachteile zutreffen, müsst ihr individuell prüfen:

Eure Hochschule unterstützt vielleicht ausschließlich Hochschulgruppen und entzieht euch Räume oder Gelder, wenn ihr ein Verein werdet oder nichtstudentische Mitglieder zulasst.
Euer Debattierclub besteht vielleicht nur aus sehr wenigen Personen und der Aufwand einer jährlichen Mitgliederversammlung bzw. der Eintragung ist die Mühe nicht wert.

Hürden wie die Fixierung der Universität auf rein studentische Gruppen lassen sich bisweilen ausräumen, indem man mit den Verantwortlichen der Hochschule (Rektorat, Ansprechpartner für Studierende, Studierendenvertretung) spricht und die Situation erklärt. Auch Kompromisse wie eine Satzung, die nur Studierenden der Universität die ordentliche Mitgliedschaft ermöglicht, können einen Ausweg bieten, gleichzeitig Vereinsstatus zu erlangen und die Unterstützung der Hochschule zu behalten.

1.1.2 Gründungsphase

Vorsondierungen

Eine Vereinsgründung vollzieht sich in mehreren Schritten: Mit der Einigung von mindestens zwei Personen über eine Satzung entsteht ein nichteingetragener, nichtrechtsfähiger (Vor-)Verein. Er hat bereits bestimmte Rechte und Pflichten. Mit der Eintragung ins Vereinsregister wird man zu einem eingetragenen, rechtsfähigen Verein; dafür braucht es mindestens sieben Personen.

Damit ergeben sich verschiedene Voraussetzungen, die vor der konkreten Gründung geklärt sein sollten:

Größe: Wie oben ersichtlich solltet ihr mindestens aus zwei, besser noch aus mindestens sieben (geschäftsfähigen) Personen bestehen. Bei Minderjährigen gelten besondere Regelungen, inwiefern sie geschäftsfähig sind. Falls ihr unter sieben Personen liegt, sollte zumindest die Perspektive vorhanden sein, dass ihr zeitnah auf eine entsprechende Größe anwachst.
Zeit und Ressourcen: Wie nachstehend beschrieben, macht eine Vereinsgründung Arbeit – vom Schreiben einer Satzung über eine Gründungsversammlung bis hin zur Registeranmeldung.
Passendes Umfeld: Wie im vorherigen Abschnitt beschrieben, sollte geschaut werden, wie eure Hochschule Vereine behandelt und ob ihr weiterhin als Hochschulgruppe geltet.

Gründungsschritte

Satzung schreiben: Euer Verein benötigt eine Satzung. Optimalerweise ist diese so geschrieben, dass sie den Ansprüchen eures Cluballtags gerecht wird und dem Verein die Gemeinnützigkeit ermöglicht. Genaueres ist im Unterkapitel zur Satzung (Unterkapitel 1.2.4) beschrieben. Ein guter Ausgangspunkt ist die nachfolgend zum Download zur Verfügung stehende Mustersatzung, die vom VDCH speziell für die Gründung eines üblichen, gemeinnützigen Debattierclubs zusammengestellt wurde. Daneben wird hier eine allgemeine Mustersatzung des Justizministeriums. (Muster: Satzung-VDCH; Muster: Satzung BMJ)
Gemeinnützigkeit prüfen: Lasst eure geplante Satzung vom Finanzamt auf die Gemeinnützigkeit hin prüfen. Dieses Angebot ist vonseiten der Finanzämter kostenlos und erspart euch im Zweifelsfall viel Arbeit.
Gründungsversammlung abhalten: Haltet die Gründungsversammlung eures neuen Vereins ab. Diese besteht im Kern aus der Einigung über die Satzung, der Wahl eines ersten Vorstandes und einem Gründungsprotokoll. Theoretisch ist dieser Gründungsakt auch zu zweit möglich; in diesem Fall muss die (urkundliche) Gründungssatzung im Nachgang von weiteren Mitgliedern unterzeichnet werden, um als Verein eingetragen zu werden (Schritt 4). Besser ist es, wenn auf der Gründungsmitgliederversammlung bereits mindestens sieben Leute anwesend sind. Eine Person muss zu Beginn der Versammlung zum Protokollführer und eine weitere zum Versammlungsleiter gewählt werden. Stimmt über die Annahme eurer Satzung ab. Nach Annahme der Satzung wählt ihr gemäß Satzung einen Vorstand. Fasst dann als Mitgliederversammlung einen Beschluss zur Anstrebung der Eintragung ins Vereinsregister. Alle (mindestens sieben) Anwesenden unterschreiben dann zum Abschluss das Protokoll. (Muster: Gründungsprotokoll- VDCH; Muster: Gründungsprotokoll BMJ)
Vereinseintragung: Der gewählte Vorstand geht mit Satzung (im Original von sieben Personen unterschieden; mit Kopie) und Protokoll der Gründungsversammlung sowie der Erstanmeldung zum Register (muss Namen, Anschrift und Geburtsdatum der Vorstandsmitglieder enthalten) zum Notariat. Das Notariat muss dann die Unterschriften unter der Anmeldung, welche vom gewählten Vorstand entsprechend der Vertretungsregelung in der Satzung geleistet werden, beglaubigen. Das Notariat schickt die Dokumente dann zur Eintragung an das zuständige Amtsgericht, das euch ins Vereinsregister aufnimmt und euch eure Registernummer zuweist. Dies kann mehrere Wochen dauern. Gebühren, z.B. für das Notariat, können bei Vorlage von Belegen möglicherweise über die Deutsche Debattiergesellschaft e.V. (DDG) übernommen werden. Erkundigt euch hierzu im Vorfeld der Eintragung beim DDG-Vorstand. (Muster: Erstanmeldung)

Unmittelbar folgende Schritte

Gemeinnützigkeit beantragen: Sobald ihr eingetragen wurdet, solltet ihr beim zuständigen Finanzamt die Gemeinnützigkeit beantragen. Die Gemeinnützigkeit wird zunächst für 18 Monate bescheinigt. Anschließend wird über eure Finanz- und Tätigkeitsberichte überprüft, ob der Verein tatsächlich gemeinnützig agiert.
Konto eröffnen, Beiträge einziehen: Nach der Eintragung des Vereins müsst ihr bei einer Bank ein Konto eröffnen. Erkundigt euch vorher sorgfältig, um sicherzugehen, dass euer Schatzmeister für das Vereinskonto Online-Banking nutzen kann – nichts ist ärgerlicher, als für jede noch so kleine Transaktion einen Papier-Überweisungsauftrag einwerfen zu müssen, weil die Bank nur von mehreren Vorstandsmitgliedern unterschriebene Anweisungen annimmt. Dies lässt sich vermeiden, wenn bereits entsprechende Regelungen in der Satzung vorgenommen wurden.

1.1.3 Fortentwicklungsphase

Vergrößerung des Vereins

Euer Verein benötigt natürlich auch Mitglieder. Durch sie bekommt ihr einerseits die (Wo-)Manpower, andererseits die finanziellen Ressourcen, um für die Zukunft stabil aufgestellt zu sein. Von nun an beginnt für euch also eine kontinuierliche Werbephase, die Semester für Semester andauern wird, unmittelbar aber besonders dringlich ist (Kapitel 2).

Erstellt deshalb gemäß der Satzung einen Mitgliedschaftsantrag und lasst diesen von den Gründungsmitgliedern und neuen Mitgliedern unterschreiben. Die Anträge werden vom Vorstand angenommen und bei den Vereinsunterlagen aufbewahrt. Im Fall eines Mitgliedsbeitrags wird dringend empfohlen, diesen ausschließlich per SEPA-Lastschriftmandat anzunehmen. Dadurch kann euer Schatzmeister im Online-Banking per einfachem Klick regelmäßig von allen Mitgliedern den fälligen Beitrag einziehen. Die Alternativen sind erfahrungsgemäß allesamt mit enormem Aufwand für den Schatzmeister und regelmäßigem Ärger mit säumigen Zahlern verbunden. Auf dem Mitgliedschaftsantrag muss durch den Antragsteller einmal für die Beitrittsabsicht und gegebenenfalls noch einmal zusätzlich für das Einverständnis zum Lastschriftmandat unterschrieben werden – eine Unterschrift für beide genügt nicht. (Muster: Antrag auf Mitgliedschaft; Abschnitt: Mitglied werden; Kapitel 6).

Kontinuierlich solltet ihr zudem euren Vereinsbetrieb hochfahren, vielleicht (aber nicht zwingend) in dieser Reihenfolge: regelmäßige Debattierangebote (Kapitel 3), rudimentäre Außenkommunikation durch Webseite oder Präsenz in Sozialen Medien (Kapitel 5), Sozialangebote (Unterkapitel 2.3); später dann irgendwann auch fakultativ die Teilnahme an Turnieren (Unterkapitel 3.3) und dem Verband (Kapitel 7), sowie eigene Eventausrichtung (Kapitel 4).

Mitgliedschaft im VDCH

Sobald ihr euren Verein erfolgreich gegründet habt (ihr müsst noch nicht einmal im Sinne des vorherigen Abschnittes gewachsen sein), solltet ihr eure Mitgliedschaft in unserem Verband der Debattierclubs an Hochschulen e.V. (VDCH; Kapitel 7) prüfen. Theoretisch ist es schon vorher möglich, über eine stellvertretende Privatperson auch als Nicht-Verein VDCH-Mitglied zu werden. Als Verein, der den Zwecken des VDCHs verpflichtet, besteht sogar ein Anspruch auf Aufnahme (VDCH-Satzung).

Wir sind in dieser Frage natürlich befangen, aber die Mitgliedschaft im VDCH geht mit keinen wirklichen Nachteilen einher. Ihr assoziiert euch mit unserem Verband und unserer Arbeit; es besteht zudem die satzungsgemäße Möglichkeit von Mitgliedsbeiträgen und Umlagen, aber weder das eine, noch das andere werden aktuell erhoben. Natürlich lebt der VDCH vom Engagement seiner Mitglieder, aber dieses Engagement ist freiwillig und wird von neugegründeten Clubs nicht erwartet. Dem gegenüber stehen viele Vorteile der Verbandsmitgliedschaft durch ideelle und finanzielle Förderung sowie der Teinahmemöglichkeit an vielen VDCH-Veranstaltungen und -Turnieren.

Wenn ihr zuvor bereits als Hochschulgruppe über eine Privatperson Mitglied im VDCH wart, solltet ihr die Mitgliedschaft auf euren Verein umschreiben lassen, damit stets euer jeweils aktueller Vorstand auf der Mitgliederversammlung vertretungsberechtigt ist. Zur Aufnahme oder Umschreibung füllt bitte den entsprechenden Antrag in vertretungsberechtigter Anzahl unterschrieben aus und sendet ihn postalisch an den VDCH-Vorstand:

Verband der Debattierclubs an Hochschulen e.V.
Ritterstraße 2a 10969 Berlin

Schickt außerdem einen Scan eures aktuellen Registerauszugs sowie ein Exemplar eurer aktuellen Satzung per E-Mail an vorstand@vdch.de . Bei Fragen könnt ihr euch ebenfalls jederzeit an den VDCH-Vorstand wenden. (Antrag auf Mitgliedschaft im VDCH; Antrag auf Umschreibung einer bestehenden Mitgliedschaft im VDCH)

1.2 Vereinsrecht

1.2.1 Grundlagen des Vereins

Ein Verein ist in seiner Rechtsform als juristische Person angelegt und besteht unabhängig vom Ein- und Austritt der Mitglieder.
Als Voraussetzung benötigt der rechtsfähige (eingetragene) Verein zum Zeitpunkt der Gründung mindestens sieben Mitglieder. Bei einer Mitgliederzahl unter drei kann dem Verein die Rechtsfähigkeit entzogen werden. Dies geschieht durch Streichung aus dem Vereinsregister. Mit dem Ausscheiden sämtlicher Mitglieder ist der Verein erloschen.

1.2.2 Vereinsmitglieder

Mitgliedsarten

Die Mitgliedschaft in einem Verein ist an – sofern keine satzungsmäßigen Gründe entgegen stehen – an keine Rechtsform der Mitglieder geknüpft. Mitglieder können natürliche Personen, Personengesellschaften, juristische Personen des privaten Rechts und juristische Personen des öffentlichen Rechts sein.

Verschiedene Debattiervereine, wie auch der VDCH, unterscheiden verschiedene satzungsgemäße Mitgliedsarten. Neben der ordentlichen Mitgliedschaft lassen sich in der Satzung nämlich auch Förder- oder Ehrenmitgliedschaften mit abweichenden Rechten und Pflichten (Beiträge, Stimmrecht auf der Mitgliederversammlung) festlegen. Das kann beispielsweise eine Möglichkeit bieten,

Mitgliedsrechte und -pflichten

Vereinsmitglieder haben in jedem Fall folgende Rechte:

Teilnahme an Veranstaltungen des Vereins
Zutritt zu Vereinseinrichtungen
Recht, zusammen mit anderen Mitgliedern eine Mitgliederversammlung einzuberufen/einzufordern
Teilnahme an Mitgliederversammlungen des Vereins
passives Wahlrecht (sich in Vereinsgremien wählen zu lassen)
Austritt

Sie haben in jedem Fall folgende Pflichten:

Treuepflicht (Interessen des Vereins fördern, kein vereinsschädigendes Verhalten, Bereitschaft zu Vorstandsämtern)
Beitragspflicht (festgelegte Beiträge zahlen (Abschnitt Mitgliedsbeiträge))
Beschränkte Haftung, wenn sie Aufgaben des Vereins wahrnehmen

Mitgliedsbeitritt

Mitglied in einem Verein ist, wer an der Gründungssitzung teilnimmt (das Gründungsprotokoll unterschreibt) oder seine Mitgliedschaft durch Eintritt erklärt (und gewilligt bekommt).

Diese Form des Beitritts erfordert einen (formfreien) Aufnahmevertrag zwischen dem Beitrittswilligen (Anwärter) und dem Verein. Ein automatischer Beitritt zum Verein ohne ausdrückliche Willenserklärung des Beitretenden ist deshalb nicht möglich. In § 58 des BGB wird festgelegt, dass satzungsrechtlich Bestimmungen über den Eintritt von Mitgliedern existieren müssen. Das bezieht sich auf die Beitrittserklärung und die Aufnahme durch den Verein. Zur Form des Beitritts gibt es keine gesetzlichen Regelungen, die Satzung kann hier beliebige Verfahren festlegen. Ein Beitrittsgesuch (Antrag auf Aufnahme in den Verein) als Vertragsangebot gegenüber dem Verein sollte aber zweckmäßigerweise enthalten:

Namen und Anschriften beider Vertragspartner (der Anwärter oder Beitrittswillige sowie der Verein)
Rechtsgültige Unterschrift (Ort, Datum der Unterschrift)
Die Zustellung sollte schriftlich erfolgen.

Je nach Ausgestaltung der Satzung empfehlen sich auf dem Beitrittsgesuch Angaben zur:

Satzungsrechtlichen Grundlage
Entscheidungsfindung /-mitteilung der Mitgliedschaft
Einordnung in diverse Mitgliedskategorien (Größe, Rechtsform, Umsatz o.ä.)
Hinweis auf Beitragshöhen, Einzugs- oder Zahlverfahren
Hinweis auf Mitgliedsrechte und -pflichten
Sonstige Klassifizierungen, freiwillige Einordnungen o.ä.

Nicht erforderlich ist grundsätzlich eine eigene Aufnahmeerklärung des Vereins. Teilweise sieht Satzungsrecht vor, dass die Mitgliedschaft allein durch die Beitrittserklärung zustande kommt, was den Verein allerdings um die Kontrolle über den Beitritt von Mitgliedern aus der Hand nimmt und wenig sinnvoll erscheint.

Die zeitliche Reihenfolge von Aufnahmeantrag (Beitrittsgesuch) und Abschluss des Aufnahmevertrags (Mitgliedschaft) können vertauscht werden. Zwar wird im Regelfall das Aufnahmegesuch vor Abschluss des Aufnahmevertrags gestellt werden. Jedoch kann die Mitgliedschaft auch durch nachträgliche Zustimmung zu einem Angebot auf Abschluss eines Aufnahmevertrags beginnen, der Verein dem Anwärter die Mitgliedschaft quasi antragen.

Grundsätzlich liegt die Zuständigkeit für die Aufnahme von Mitgliedern beim höchsten Organ des Vereins. Die Mitgliederversammlung kann jedoch per Satzungsrecht diese Zuständigkeit auf andere Organe (Vorstand) delegieren, was – in der Regel – auch die Zweckmäßigkeit gebietet. Auch die Übertragung an ein anderes Vereinsorgan (z.B. einen Ausschuss oder auch an bestimmtes Vorstandsmitglied) ist möglich.

Die Mitgliedschaft im Verein kann grundsätzlich nur vom Mitglied selbst wahrgenommen werden, ein Anspruch auf die Übertragung auf eine andere Person besteht nicht. Die Mitgliedschaft ist auch nicht vererblich, sie endet grundsätzlich mit dem Tod des Mitglieds (§ 38 BGB).

Beitrittsvoraussetzungen

Das dem Beitritt zugrundeliegende Konstrukt des Vertragsabschluss erfordert entweder die uneingeschränkte Geschäftsfähigkeit des Aufnahmebewerbers oder die Mitwirkung seines gesetzlichen Vertreters. Für einen Geschäftsunfähigen (§ 104 Nr. 1, 2 BGB) muss, da er keine wirksame Willenserklärung abgeben kann (§ 105 BGB), der gesetzliche Vertreter die Beitrittserklärung abgeben.

Eine Pflicht zur Aufnahme jedes Anwärters durch den Verein besteht grundsätzlich nicht. Der Verein kann eigene Beitrittsbedingungen definieren, zum Beispiel:

Eigenschaften des Anwärters als Voraussetzung zur Mitgliedschaft (Beruf, Alter, Geschlecht, Betriebszugehörigkeit o.ä.). Jedoch können diese Einschränkungen gegen gemeinnützige Grundsätze verstoßen.
Widerspruchsfrist der Mitglieder gegen die Aufnahme eines neuen Mitglieds.
Aufnahmeantrag muss von einem oder mehreren Mitgliedern („Bürgen“) unterstützt werden.
Die Mitgliedschaft beginnt nach Zahlung einer Aufnahmegebühr oder der Mitgliedsbeiträge.
Ebenso denkbar sind zeitliche „Slots“ zur Wirksamkeit der Mitgliedschaft, beispielsweise zu beginn von Quartalen, Kalenderjahren o.ä.; auch rückwirkende Wirksamkeit ist denkbar.
Knüpfung der Mitgliedschaft an die Vergabe von Mitgliedskarten, Satzungsexemplare o.ä.

Ermessensspielraum gilt auch dann, wenn der Beitrittswillige die Voraussetzungen für die Mitgliedschaft nach Satzung erfüllt. Einschränkungen dieses Ermessensraumes durch Satzungsrechts sind möglich. Für gemeinnützige Vereine gilt der Grundsatz zur Förderung der Öffentlichkeit. Ein solcher gemeinnütziger Verein darf Mitglieder nicht grundsätzlich ausschließen, auch darf er Mitgliederkreis nicht abgeschlossen oder dauerhaft nur sehr klein halten. Hieraus ergibt sich ebenso kein Anspruch einzelner Person auf Beitritt zum Verein.

Der Verein hat keine Begründungspflicht für die Ablehnung eines Beitrittsgesuches. Die Satzung kann das aber verlangen.

Nach Ablehnung des Beitrittsgesuchs kann der Aufnahmewillige sich an ein besonderes Gremium (z.B. die Mitgliederversammlung) wenden. Gerichtlich einklagbare Ansprüche auf Aufnahme in den Verein bestehen grundsätzlich nicht. Auch satzungsrechtliche Verstöße führen nicht automatisch zur juristischen Einklagbarkeit. Die Satzung kann aber ein Klagerecht einräumen. Ebenfalls eingeklagt werden kann der Beitritt, wenn die Satzung den Verein zur Aufnahme von Mitgliedern, die die Beitrittsbedingungen erfüllen, ausdrücklich verpflichtet. Es gab Gerichtsurteile, denen zufolge im Falle von Monopolvereinen ein Anspruch auf Aufnahme bestehen kann. Dies ist der Fall, wenn der Verein eine Monopolstellung oder eine erhebliche wirtschaftliche und soziale Machtstellung innehat und die Verweigerung der Mitgliedschaft mit Nachteilen für den Beitrittswilligen verbunden wäre. Insbesondere gilt das für Wirtschafts- und Berufsverbände und Gewerkschaften, aber auch für den Deutschen Sportbund. Die Monopolstellung des Vereins kann dabei auch auf eine Region beschränkt sein.

Mitgliedsbeiträge

Nach § 58 Nr. 2 BGB soll die Satzung bestimmen, ob die Mitglieder Beiträge zu entrichten haben und welcher Art und Höhe die Beiträge sind. Bei Fehlen einer entsprechenden Satzungsbestimmungen wird die Eintragung des Verbandes in das Vereinsregister abgelehnt (§ 60 BGB; BayObLG NJW-RR 1992, 802). Der Verband kann grundsätzlich nur Beiträge erheben, wenn die Satzung dies vorsieht (OLG Hamm DB 1976, 93). Nur ausnahmsweise kann sich das Recht zur Beitragserhebung auch aus dem Satzungszweck ergeben.

Beiträge können in verschiedenen Formen in Geld, Sachleistungen oder auch der Verpflichtung zur Erbringung von Arbeiten für den Verband bestehen (zu letzterem: BAG DB 2003, 47). Auch die zusätzliche Gewährung eines Darlehens kann Gegenstand der Beitragspflicht sein (BGH WM 2008, 1499). Als Beitrag ist auch die Zahlung einer einmaligen Aufnahmegebühr („Eintrittsgeld“) anzusehen. Die Beitragspflicht endet mit der Eröffnung des Insolvenzverfahrens (BGHZ 96, 253).

Die Satzung braucht die Beitragshöhe ziffernmäßig nicht zu bestimmen (BGH NJW-RR 2008,194). Es genügt regelmäßig, wenn die Satzung das für die Festsetzung der Beiträge zuständige Organ bezeichnet. Die Festsetzung der Beiträge erfolgt zweckmäßig in einer Beitragsordnung außerhalb der Satzung. Eine Festlegung der Beiträge in der Satzung ist unzweckmäßig, da jede Beitragsänderung dann eine Änderung der Satzung erfordern würde.

Will ein Verband durch Beiträge umfangreiche und teilweise unvorhersehbare Leistungen für die Mitglieder finanzieren, muß die Satzung die Grundzüge der Beitragspflicht und die Höchstgrenze für Beiträge festlegen (BGHZ 105, 306).

Bei der Festsetzung der Beiträge ist der Verband an die Grundsätze der Gleichbehandlung gebunden (LG Bonn, DB 1992, 879), d.h. gleichgelagerte Fälle dürfen nicht ohne sachlichen Grund differenziert behandelt werden. Eine Beitragsstaffelung nach sachlichen Gesichtspunkten ist zulässig. Als objektiver Bemessungsmaßstab kommt z.B. der Grad wirtschaftlicher Leistungsfähigkeit in Betracht. Letzterer kann bei Unternehmen z.B. nach Jahresumsatz oder Lohnsumme sein. Auch in der Person des Mitglieds kann ein zur Beitragsdifferenzierung berechtigender Umstand liegen, z.B. ermäßigte Beiträge für Schüler oder Studenten.

In ertragsteuerlicher Hinsicht sind Mitgliedsbeiträge, die ein Mitglied lediglich im Rahmen seiner allgemeinen Beitragsverpflichtung entrichtet, keine ertragsteuerbaren Einnahmen des Verbandes (vgl. § 5 Abs. 1 Nr. 5 KStG). Anders verhält es sich, wenn ein Beitrag ganz oder teilweise als Gegenleistung für eine individuelle Leistung des Verbandes an das betreffende Mitglied entrichtet wird („unechter Mitgliedsbeitrag“). Beiträge, die ein Mitglied lediglich für die Wahrnehmung allgemeiner Mitgliederinteressen entrichtet, unterliegen nicht der Umsatzsteuer (EuGH vom 12.2.2009, C-515/07, DStR 2009, 369). Die gelegentlich im Schrifttum vertretene Auffassung, daß Mitgliedsbeiträge stets umsatzsteuerbar seien, ist unzutreffend. Ein umsatzsteuerbarer Leistungsaustausch liegt allerdings vor, wenn ein Verband seinen Mitgliedern gegen Zahlung eines Beitrages die Nutzungsmöglichkeit seiner Einrichtungen (z.B. Sportanlagen) zur Verfügung stellt (so EuGH v. 21.3.2002, C-174/00, Beilage BFH/NV 2002, 95). Bei Sportverbänden greifen in solchen Fällen allerdings in der Regel spezifische Befreiungsvorschriften ein, so daß letztlich keine Umsatzsteuerpflicht entsteht.

1.2.3 Vereinsgremien

Vorstand

Jeder Verein muss einen Vorstand haben. Er muss aus mindestens einer Person bestehen.

Die Aufgaben des Vorstands sind grundsätzlich die Vertretung des Vereins und die Geschäftsführung (alle Aktivitäten zur Förderung der Vereinszwecke; das „Alltagsgeschäft“). Teile der Geschäftsführung können per Satzung auch an andere Organe vergeben werden (Abschnitt „Sonstige Organe“). Dazu kommen für den Vorstand noch die rechtlichen Aufgaben bei der Anmeldung im Vereinsregister und ggf. bei der Insolvenzanmeldung des Vereins. Grundlagen des Vereins legt hingegen die Mitgliederversammlung fest (Abschnitt „Mitgliederversammlung“).

Darüber hinaus hat ein Vorstand weitere Pflichten: Er muss Beschlüsse der Mitgliederversammlung durchsetzen, ist seinen Mitgliedern Rechenschaft schuldig (die Satzungen legen hierfür meist einen Geschäfts- und Kassenbericht vor der Mitgliederversammlung fest) und ist beschränkt haftbar (allerdings nur bei Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit). Die Haftbarkeit kann mit einer Entlastung beendet werden; auch das regelt die Satzung.

Vorstandsmitglied werden können (soweit von der Satzung nicht anders geregelt) natürliche oder juristische Personen, und auch Nicht-Vereinsmitglieder. Sie werden auf einer Mitgliederversammlung gewählt (Bestellorgan) und müssen ihre Wahl annehmen (Bestellbeschluss).

Das Vorstandsamt endet im Normalfall durch das Ende der Amtszeit. Satzungen können aber festlegen, dass Vorstandsmitglieder im Amt bleiben, wenn keine Nachfolge gefunden wird. Vor Ende der Amtszeit ausscheiden kann man durch Geschäftsunfähigkeit, Widerruf der Berufung durch die Mitgliederversammlung oder durch Verlust der satzungsgemäßen Voraussetzungen für das Vorstandsamt (z.B. Altersgrenze oder Mitgliedschaft). Alternativ kann das Vorstandsamt auch niedergelegt werden, soweit dies begründet wird, ein funktionsfähiger Vorstand verbleibt und eine Mitgliederversammlung anschließend das weggefallene Vorstandsmitglied ersetzt.

Sonstige Organe

Die Satzung darf neben dem Vorstand Teile der Geschäftsführung und der Vertretung an andere Organe auslagern. Wichtig ist, dass es hier (anders als beim Vorstand) um begrenzte Aufgabenbereiche geht. Dort wird auch geklärt, wie die Bestellung dieser Organe (durch die Mitgliederversammlung oder den Vorstand) abläuft.

Möglich und üblich sind beispielsweise Beiräte, die sich jeweils um ein vom Vorstand zugewiesenes Projekt kümmern. Andere Beispiele aus der Debattierszene wären ein Alumnivorstand oder die Regelkommission der Offenen Parlamentarischen Debatte.

1.2.4 Regeln im Verein

Satzung

Genauso wie der Vorstand ist eine Satzung eine Grundvoraussetzung für einen Verein. Sie legt das Regelwerk des Vereins fest, ist gewissermaßen seine „Verfassung“.

In einer Satzung müssen für einen (rechtsfähigen) Verein folgende Aspekte stehen:

Name: Mindestens ein Wort muss vorkommen, der Name darf nicht irreführen, es dürfen keine Namensrechte Dritter verletzt werden und eine Unterscheidbarkeit zu anderen lokalen Vereinen muss gegeben sein.
Sitz: Er ist frei wählbar und kann auch nur einen Gemeindenamen enthalten. Allerdings muss der Verein in dieser Gemeinde aktiv oder postalisch erreichbar sein.
Zweck: Welche Ziele verfolgt der Verein?
Eintragungswille: In der Satzung muss stehen, dass der Verein ins Vereinsregister eingetragen werden soll.
Bestimmungen über den Ein- und Austritt von Mitgliedern (Abschnitt „Mitgliedsbeitritt“)
Beitragspflichten (Abschnitt „Mitgliedsbeiträge“)
Zusammensetzung des Vorstandes
Bestimmungen zur Einberufung und Beschlussbekundung der Mitgliederversammlung (Abschnitt „Mitgliederversammlung“)

Daneben besteht eine weitgehende Satzungsautonomie bei der Gestaltung. Es können beispielsweise zusätzliche Voraussetzungen, Rechte und Pflichten von Vereinsorganen oder -mitgliedern festgelegt werden. Auf einige solcher Gestaltungsspielräume wurde in den oben- und untenstehenden Abschnitten eingegangen. Natürlich gibt es dabei aber auch gesetzliche Grenzen, beispielsweise vor Willkür oder zu starkem Fremdeinfluss. Es sei an dieser Stelle erneut an die Mustersatzungen des VDCHS und des Bundesjustizministeriums verwiesen. (Muster: Satzung – VDCH; Muster: Satzung – BMJ)

Mitgliederversammlung

Vorstandsbeschlüsse

1.3 Vorstandsarbeit

1.3.1 Vorstand intern

Zu Beginn der Vorstandszeit solltet ihr eine Aufgabenverteilung vornehmen. Dabei sind die euch von der Satzung zugestandenen Kompetenzbereiche zu beachten. Die Aufgaben vollziehen sich normalerweise analog zu den Kapiteln dieses Leitfadens: Mitgliederwerbung (Unterkapitel 2.1, Unterkapitel 2.2), Sozialaktivitäten (Unterkapitel 2.3), Debattiertrainings (Unterkapitel 3.1, Unterkapitel 3.2), Turnierteilnahmen (Unterkapitel 3.3), Eventausrichtung (Kapitel 4), Kommunikation (Kapitel 5), Finanzen (Kapitel 6), Vereinsrecht (Kapitel 1); nicht zu vergessen die koordinierende Rolle des Vorsitzes, dafür zu sorgen, dass der Überblick gewahrt und alle Aufgaben fristgerecht erledigt werden. Bei der Aufgabenverteilung ist nicht zu vergessen, dass nicht alle Aufgaben vom Vorstand übernommen werden müssen und eine aktive Einbindung der Vereinsmitglieder in die Projektarbeit sehr hilfreich sein kann (Unterkapitel 1.3.2).

Bei der Entscheidungsfindung gilt (wenn von der Satzung nicht anders vorgesehen) die einfache Mehrheit. Es tut der internen Zusammenarbeit gut, wenn ihr einen konstruktiven Umgang mit Dissens findet und auch sonst wertschätzend und transparent miteinander umgeht.

Im laufenden Betrieb werdet ihr euch im Vorstand über Kommunikationskanäle schnell verständigen wollen. Hier ist meist der „Home“-Messenger (WhatsApp, Signal, Telegramm usw.) das Mittel der Wahl. Um mehr Ordnung unter wechselnde Gesprächsthemen zu halten, empfehlen sich jedoch auch themen- bzw. threadbasierte Messenger (z.B. Slack, Discord, Trello).

Neben der alltäglichen Kommunikation werden in der Regel Vorstandssitzungen abgehalten. Einige Vorstände bevorzugen regelmäßige Termine, andere hingegen anlassbezogene, längere Treffen (bis hin zu „Klausurtagungen“).

1.3.2 Vorstand extern

Eure Entscheidungen unterliegen einer Dokumentationspflicht, es empfiehlt sich also eure Treffen und Beschlüsse zu protokollieren.

Davon abgesehen seid ihr euren Mitgliedern natürlich Rechenschaft schuldig, also überlegt euch, wie ihr eure Entscheidungen am Rande von Debattenabenden oder über eure Vereins-Kommunikationskanäle (Unterkapitel 5.1) transparent kommunizieren könnt.

Es lohnt sich aber nicht nur, eure Entscheidungen zu kommunizieren, sondern die Mitglieder auch aktiv in eure Arbeit einzubinden, um einer Grabenbildung zwischen Verein und Vorstand vorzubeugen und eine aktive Mitgliederkultur zu stärken.